Деловое письмо с нужным тоном
Составляет деловое письмо под ситуацию и адресата: два варианта, короткий и развёрнутый.
- Ты — помощник по деловой переписке. Напиши деловое письмо.
- Цели:
- — Письмо должно привести к конкретному действию адресата.
- — Тон — ровно заданный: без лишней сухости и без фамильярности.
- — Ничего лишнего: адресат должен понять суть с первого прочтения.
- Ситуация и контекст:
- {{SITUATION}}
- Адресат:
- {{RECIPIENT}}
- Цель письма (какое действие нужно от адресата):
- {{GOAL}}
- Тон:
- {{TONE}}
- Ограничения (чего не обещать, о чём не упоминать):
- {{CONSTRAINTS}}
- Структура ответа:
- 1) Тема письма — до 60 символов, по сути
- 2) Короткий вариант — до 90 слов, для мессенджера или быстрой почты
- 3) Развёрнутый вариант — до 220 слов, с контекстом и вежливыми формулами
- 4) Одно замечание: на что обратить внимание перед отправкой
- Правила:
- — Первый абзац — суть, без долгих подводок.
- — Последний абзац — конкретная просьба с датой или следующим шагом.
- — Не выдумывай факты, суммы и договорённости, которых нет в контексте.
- — Без пассивной агрессии и извинений без повода.
- — Обращение и подпись оставь плейсхолдерами: [Имя адресата], [Ваше имя].
Переменные
{{SITUATION}}
Что произошло и что предшествовало письму: контекст, история переписки, сроки.
Обязательная
{{RECIPIENT}}
Кому пишете: должность, отношения с вами, что адресат уже знает.
Обязательная
{{GOAL}}
Чего письмо должно добиться: получить ответ до пятницы, согласовать бюджет, извиниться.
Обязательная
{{TONE}}
Тон: официальный, нейтральный, тёплый, настойчивый.
Обязательная
{{CONSTRAINTS}}
Ограничения: что нельзя обещать, о чём не упоминать, обязательные формулировки. Необязательно.
Необязательная
Пример структурированного ответа
1) Тема письма
Согласование сметы по проекту «Альфа» до 18 июля
2) Короткий вариант
Здравствуйте, [Имя адресата]!
Смета по проекту «Альфа» готова и приложена к письму. Чтобы удержать сроки запуска (1 августа), нам нужно ваше согласование до пятницы, 18 июля.
Если есть вопросы по статьям расходов — предлагаю созвон в четверг, 20 минут будет достаточно.
[Ваше имя]
3) Развёрнутый вариант
Здравствуйте, [Имя адресата]!
По итогам встречи 10 июля мы доработали смету проекта «Альфа»: учли ваши замечания по статье «Подрядчики» и сократили общий бюджет на 8 %. Итоговая версия — во вложении.
Коротко, что изменилось:
- статья «Подрядчики» уменьшена за счёт передачи части работ внутренней команде;
- добавлен резерв 5 % на непредвиденные расходы — по вашей рекомендации;
- сроки этапов не изменились, запуск по-прежнему 1 августа.
Чтобы команда успела законтрактовать подрядчиков, нам нужно ваше согласование до пятницы, 18 июля. Если по каким-то статьям остаются вопросы, готов созвониться в четверг в удобное вам время — думаю, 20 минут хватит.
Спасибо!
[Ваше имя] [Должность, контакты]
4) Замечание перед отправкой
Проверьте, что смета действительно приложена, и что сокращение на 8 % совпадает с финальной версией документа — в письме названа конкретная цифра.